Privacybeleid Fill You In & Foundub

Laatst bijgewerkt: 11 februari 2025

Bij Fill You In en ons platform Foundub hechten we veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Dit privacybeleid legt uit welke gegevens wij verzamelen, hoe wij deze verwerken en welke rechten kandidaten hebben volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens van kandidaten met als doel hen te matchen met vacatures en opdrachten. De volgende gegevens kunnen worden verwerkt:

  • Identiteitsgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, woonplaats.
  • Professionele gegevens: CV, werkervaring, opleidingsniveau, LinkedIn-profiel, vaardigheden, certificeringen.
  • Beschikbaarheid: voorkeur voor type dienstverband (vast, freelance, detachering), beschikbaarheidsdatum.
  • Sollicitatiegegevens: vacature waarop gesolliciteerd is, sollicitatiestatus, opmerkingen van recruiters.
  • Personality & assessment gegevens: indien een kandidaat een assessment heeft gemaakt of een persoonlijkheidsanalyse heeft laten uitvoeren.

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening en in overeenstemming met de AVG-richtlijnen.

2. Hoe verkrijgen wij deze gegevens?

Wij verzamelen persoonsgegevens via de volgende manieren:

  1. LinkedIn-sourcing: Wanneer een recruiter een kandidaat benadert en toevoegt aan Foundub.
  2. Aanmelding via Foundub: Wanneer een kandidaat zich vrijwillig registreert op ons platform.
  3. Sollicitatie op een vacature: Wanneer een kandidaat reageert op een vacature via Foundub of andere sollicitatiekanalen.

Indien wij persoonsgegevens via LinkedIn verkrijgen, nemen wij contact op met de kandidaat en vragen expliciet om toestemming voordat wij gegevens opslaan.

3. Rechtsgrondslag voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen zoals vastgelegd in artikel 6 AVG:

  • Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG):

    • Kandidaten geven expliciete toestemming voor het verwerken van hun gegevens door akkoord te gaan bij registratie op Foundub of bij sollicitatie.
    • Toestemming wordt verkregen via:
      • Een LinkedIn-bericht waarin toestemming wordt gevraagd.
      • Een bevestiging per e-mail.
      • Een privacy-acceptatie bij registratie of sollicitatie op Foundub.

  • Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG):

    • Foundub en Fill You In hebben een gerechtvaardigd belang om kandidaten te benaderen en voor te stellen aan opdrachtgevers, mits dit in overeenstemming is met privacyrechten.
    • Kandidaten kunnen hiertegen bezwaar maken (zie sectie 7).

  • Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG):

    • Voor bemiddeling en matching van kandidaten met opdrachtgevers.
    • Wanneer een kandidaat wordt aangenomen of als freelancer wordt bemiddeld.

4. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

  • Actieve kandidaten: Gegevens worden bewaard zolang de kandidaat gebruikmaakt van Foundub.
  • Inactieve kandidaten: Indien er 12 maanden geen activiteit is geweest, wordt de kandidaat geïnformeerd en worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij de kandidaat akkoord geeft voor langer bewaren.
  • Sollicitanten: Gegevens van sollicitanten worden 6 maanden na sollicitatie verwijderd, tenzij zij toestemming geven om hun profiel langer te bewaren.
  • Gegevens na plaatsing: Indien een kandidaat via Fill You In is geplaatst, worden gegevens bewaard conform de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar (fiscale verplichtingen).

5. Gegevens delen met derden

Wij kunnen persoonsgegevens delen met opdrachtgevers om kandidaten voor te stellen aan potentiële werkgevers. Dit gebeurt uitsluitend met toestemming van de kandidaat.

Met wie delen wij gegevens?

  • Opdrachtgevers: Gegevens worden gedeeld met bedrijven die vacatures hebben waarvoor een kandidaat interesse heeft getoond.
  • Externe verwerkers: Voor opslag en verwerking van gegevens werken wij samen met externe dienstverleners (zoals cloudopslag en recruitmenttools). Alle externe partijen voldoen aan de AVG en er zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten.

Gegevens worden niet gedeeld met partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij er passende waarborgen zijn genomen conform de AVG.

6. Beveiliging en opslag van gegevens

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang:

  • Veilige opslag: Gegevens worden opgeslagen in een Europese cloudomgeving die voldoet aan de AVG-richtlijnen.
  • Toegangscontrole: Alleen bevoegde medewerkers van Fill You In en Foundub hebben toegang tot de gegevens.
  • Encryptie & beveiliging: Persoonsgegevens worden versleuteld opgeslagen en beveiligd met sterke authenticatiemaatregelen.

7. AI-matching en geautomatiseerde verwerking

Wij maken gebruik van AI-technologie om kandidaten te matchen met vacatures op basis van:

  • CV-inhoud en werkervaring.
  • Vaardigheden en certificeringen.
  • Beschikbaarheid en voorkeuren.
  • Persoonlijkheidsanalyses en assessments (indien vrijwillig ingevuld).

Wat betekent dit voor kandidaten?

  • Er is altijd menselijke tussenkomst bij het maken van een beslissing over een kandidaat.
  • Kandidaten kunnen bezwaar maken tegen geautomatiseerde verwerking door een e-mail te sturen naar info@fillyou.in.

8. Rechten van kandidaten

Kandidaten hebben de volgende rechten onder de AVG:

  • Recht op inzage: Kandidaten kunnen een kopie van hun opgeslagen gegevens opvragen.
  • Recht op rectificatie: Onjuiste of onvolledige gegevens kunnen worden aangepast.
  • Recht op gegevenswissing (“recht om vergeten te worden”): Kandidaten kunnen verzoeken om verwijdering van hun gegevens.
  • Recht op bezwaar: Kandidaten kunnen bezwaar maken tegen het verwerken van hun gegevens op basis van gerechtvaardigd belang.
  • Recht op overdraagbaarheid: Kandidaten kunnen hun gegevens opvragen en naar een andere partij laten overdragen.

Hoe kan een kandidaat deze rechten uitoefenen?

  • Inloggen op Foundub: Gegevens kunnen direct worden beheerd en verwijderd.
  • E-mail naar info@fillyou.in: Kandidaten kunnen een verzoek indienen om gegevens te verwijderen of aan te passen.
  • Reactietermijn: Wij reageren binnen 30 dagen op verzoeken met betrekking tot privacyrechten.

9. Contact en klachten

Voor vragen over dit privacybeleid of privacyverzoeken kan contact worden opgenomen met:

📧 E-mail: info@fillyou.in
📍 Adres: [Vul hier het bedrijfsadres in]

Indien een kandidaat niet tevreden is met de afhandeling van een privacyverzoek, kan een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.